CAMBRIDGE, MA — Opublikowane we wtorek kompleksowe badanie przeprowadzone przez osiemnaście miesięcy przez Instytut Optymalizacji Miejsca Pracy i Nauk Behawioralnych o Skrzynkach Odbiorczych wykazało, że jedynym najlepszym momentem na wysłanie służbowego e-maila jest ten przedział czasowy, z którego nadawca w rzeczywistości nie skorzystał.

Badanie, obejmujące analizę ponad 4,7 miliona e-maili w 312 organizacjach, wykazało, że wiadomości wysyłane między 6.00 a 9.00 przychodzą zbyt wcześnie, wywołując u odbiorców to, co badacze określają mianem „odruchu odrzucenia przed kawą". E-maile wysyłane między 9.00 a 12.00 giną pod stosem porannej korespondencji. Wysyłka po południu zbiega się z tym, co raport nazywa „oknem poobiedniej mgły poznawczej". Z kolei e-maile nadawane między 17.00 a północą są przez odbiorców odbierane jako agresywne, desperackie lub jedno i drugie naraz.

„Dane są absolutnie jednoznaczne" — powiedział dr Fenwick Osgood-Prall, dyrektor Instytutu ds. Długofalowej Analizy Żalu Po Wysyłce. „Niezależnie od tego, kiedy wysłałeś e-maila, nasze modele potwierdzają, że wskaźnik odpowiedzi byłby statystycznie wyższy mniej więcej czterdzieści pięć minut przed tym, jak faktycznie kliknąłeś «wyślij». Prawidłowość ta utrzymuje się we wszystkich badanych przez nas strefach czasowych, włącznie z tymi, które na potrzeby badania sami wymyśliliśmy."

„Optymalne okno czasowe istnieje w swoistym stanie kwantowym — zapada się w momencie, gdy obserwujesz je, wysyłając e-maila."

Raport odnosi się również do coraz popularniejszej strategii planowania e-maili z wyprzedzeniem, stwierdzając, że zaplanowane wysyłki osiągają wyniki o siedemnaście procent gorsze od spontanicznych — a jednocześnie o dwadzieścia dwa procent lepsze, w zależności od tego, którą część dokumentu czytelnik przeczyta jako pierwszą.

Firmy oferujące narzędzia produktywności błyskawicznie ruszyły, by skapitalizować wyniki badania. Outbox AI, startup oferujący optymalizację czasu wysyłki wspomaganą sztuczną inteligencją, ogłosił w środę aktualizację swojego algorytmu, który będzie odtąd zalecał użytkownikom opóźnienie każdego e-maila o dokładnie czterdzieści pięć minut — po upływie których oprogramowanie zarekomenduje kolejne czterdzieści pięć minut zwłoki, i tak w nieskończoność.

„Nazywamy to Trybem Wiecznej Optymalizacji" — powiedziała Tayla Rensch-Dobbins, Główna Ewangelistka Zaangażowania Czasowego w Outbox AI. „Technicznie rzecz biorąc, e-mail nigdy nie dociera do odbiorcy, ale jego wskaźnik otwarć — w sensie modelowania predyktywnego — jest zachwycający."

Badacze instytutu zaznaczyli z ostrożnością, że wyniki nie powinny całkowicie zniechęcać do korzystania z poczty elektronicznej, jako że dane uzupełniające potwierdziły, iż brak wysłania e-maila skutkuje zerowym wskaźnikiem otwarć, co — wedle większości powszechnie przyjętych miar — jest wynikiem gorszym. Choć mniejszościowa frakcja w zespole badawczym kwestionuje ten wniosek, argumentując, że zerowego wskaźnika otwarć nie można uznać za porażkę, skoro e-mail nigdy nie został poddany osądowi odbiorcy.

Pełny raport liczący 340 stron jest dostępny na stronie internetowej instytutu. Według własnych danych instytutu dotyczących czasu wysyłki, e-mail z ogłoszeniem został wysłany o nieodpowiedniej porze.