COLUMBUS, Ohio — Firma Halvorsen-Pike Logistics zainaugurowała w poniedziałek długo wyczekiwaną „Inicjatywę Biura bez Papieru”, rozdając czterostronicowe wydrukowane oświadczenie, które wszyscy 612 pracowników muszą zaparafować na każdej stronie, podpisać dwukrotnie i w fizycznej formie zwrócić do działu kadr do piątku.

Dokument zatytułowany „Oświadczenie o zobowiązaniu do utrzymania środowiska pracy bez papieru” liczy 2400 słów i zawiera stronę definicji, stronę wyjątków oraz stronę ostatnią, pustą, jeśli nie liczyć zdania: „Ta strona została celowo pozostawiona pusta w duchu oszczędzania zasobów”.

– Papier to przeszłość – powiedział Dennis Okafor-Bell, wiceprezes ds. Wspierania Zrównoważonego Rozwoju Zorientowanego na Przyszłość, trzymając teczkę z 31 kartkami. – Ale nie da się wejść w przyszłość bez uprzedniego udokumentowania, że się na to zgadzamy. To po prostu dobre zarządzanie.

Pracowników poinstruowano, by drukowali formularz jednostronnie, ponieważ firmowe oprogramowanie do podpisów cyfrowych „nie jest jeszcze zintegrowane z wizją”. Przypis wyjaśnia, że wydrukowana kopia zostanie zeskanowana, zapisana jako PDF, a następnie wydrukowana ponownie do akt fizycznych, które trafią do szafy przeznaczonej na dokumenty już zarchiwizowane cyfrowo.

We wtorek po południu kopiarka na trzecim piętrze się zacięła, kopiarkę na drugim piętrze „wyłączono dla jej własnego dobra”, a zapasy tonera spadły do poziomu, który dział administracji określił mianem „plotki”. Awaryjne zamówienie 40 ryz papieru dotarło w środę na palecie, wraz z potwierdzeniem dostawy wymagającym trzech podpisów.

– Wydrukowałam, podpisałam i oddałam – powiedziała koordynatorka ds. rozliczeń Marcy Teplitz, lat 34, która następnie otrzymała drugi formularz potwierdzający, że oddała pierwszy. – Podobno potwierdzenie oświadczenia jest dobrowolne, ale „zdecydowanie zalecane”. I ma dwie strony.

Dr Priyanka Vandersloot-Reyes, starsza badaczka w Instytucie Rekurencji Biurokratycznej i Stosowanego Zszywania, stwierdziła, że incydent wpisuje się w dobrze udokumentowany schemat. – Każda inicjatywa bez papieru zaczyna się od wydarzenia na papierze – powiedziała. – Nazywamy to Paradoksem Memoriału Założycielskiego. Organizacja nie może przestać używać papieru, dopóki nie wyprodukuje go dość, by udowodnić, że powinna.

– Nie da się wejść w przyszłość bez uprzedniego udokumentowania, że się na to zgadzamy. To po prostu dobre zarządzanie.

Firmowy pulpit zrównoważonego rozwoju, śledzący zużycie papieru w czasie rzeczywistym, pokazuje obecnie wzrost o 4000 procent w porównaniu z poprzednim kwartałem. Okafor-Bell powiedział, że wynik był „oczekiwany” i stanowi „punkt odniesienia”, a jednostronicowe wyjaśnienie tego punktu odniesienia zostanie rozesłane w formie drukowanej do wszystkich kierowników działów.

Halvorsen-Pike zobowiązała się do pełnego przejścia na tryb bez papieru do końca przyszłego roku, pod warunkiem ukończenia czternastostronicowego planu transformacji, sześciostronicowego planu awaryjnego na wypadek zgubienia planu transformacji oraz laminowanej karty do portfela streszczającej oba dokumenty.

W chwili oddawania numeru do druku dział kadr otrzymał 588 z 612 podpisanych oświadczeń i zaczął przygotowywać przypomnienie dla pozostałych 24 osób. Pismo zostanie wysłane pocztą wewnętrzną, na papierze, w kopercie z recyklingu, którą pracownicy są proszeni zwrócić.