CAMBRIDGE, MA — Przełomowe badanie Instytutu Redukcji Skrzynek Odbiorczych potwierdziło to, co cały świat pracy po cichu podejrzewa mniej więcej od 2011 roku: 97% wszystkich maili rozpoczynających się od zwrotu „wracam do tematu" nie zawierało żadnych użytecznych informacji, nie posunęło naprzód żadnej relacji zawodowej i mogło zostać na zawsze niewysłane bez mierzalnych konsekwencji dla jakiegokolwiek wskaźnika biznesowego.

Badanie, w którym przeanalizowano ponad 4,2 miliona maili będących odpowiedziami, zebranych z siedemnastu branż na przestrzeni sześciu lat, wykazało, że pozostałe 3% maili typu „wracam do tematu" zostało wysłanych przez pomyłkę do niewłaściwego odbiorcy — i z tego względu również nie powinny były zostać wysłane.

„Spodziewaliśmy się, że liczba będzie wysoka" — powiedziała dr Fenella Croup, dyrektorka ds. Podłużnych Badań nad Bezcelowością Korespondencji w instytucie i główna autorka badania. „Nie spodziewaliśmy się, że aż tak wysoka. Ani, szczerze mówiąc, że tak bardzo rozjaśni nam sytuację jako jednostkom, które same też dostają maile."

„W kilku udokumentowanych przypadkach zarówno nadawca, jak i odbiorca kompletnie zapomnieli, czego dotyczył pierwotny mail. Koło zatoczyło się, innymi słowy, wokół niczego."

Wyniki badania wprowadzają nową jednostkę miary — „Pętlę" — zdefiniowaną jako jeden kompletny cykl wysłania i zignorowania zainicjowany przez maila z powrotem do tematu. Szacuje się, że amerykańscy pracownicy generują łącznie 1,8 miliarda Pętli dziennie w dni robocze, pochłaniając około 14 000 megawatogodzin energii serwerowej na przechowywanie wiadomości, które w swej istocie przekazują wyłącznie informację, że ktoś nadal istnieje i posiada klawiaturę.

Badacze starannie odróżnili maile z „powrotem do tematu" od pokrewnych podgatunków, takich jak „chciałem odświeżyć ten wątek", „podbijam na górę skrzynki" czy „przypominam w sprawie mojego przypomnienia" — wszystkie są obecnie przedmiotem odrębnych dochodzeń i oczekuje się, że przyniosą zbliżone wyniki.

Branża komunikacji korporacyjnej odpowiedziała na wnioski badania z dezaprobatą. Garrison Fletch, starszy wiceprezes ds. Dynamiki Interesariuszy w firmie doradczej Momentum Praxis Group, określił badanie jako „redukcjonistyczne" i „dokładnie ten rodzaj myślenia, który tworzy silosy".

„Powrót do tematu nie służy przekazywaniu informacji" — oświadczył Fletch. „Chodzi o sygnalizowanie obecności, demonstrowanie inicjatywy i podtrzymywanie wrażenia ruchu do przodu przy jednoczesnym braku jakiegokolwiek ruchu do przodu. To ma ogromną wartość. Wymiernie ogromną. Mamy na to prezentację."

Instytut Redukcji Skrzynek Odbiorczych, działający od 2019 roku w wynajmowanym biurze nad pralniją chemiczną w Cambridge, apeluje teraz do głównych dostawców poczty elektronicznej o wdrożenie rozwiązania, które nazywa „Opóźnieniem Konieczności" — obowiązkowego 72-godzinnego wstrzymania każdej wychodzącej wiadomości zawierającej zwrot „wracam do tematu" — w trakcie którego nadawca byłby pytany o jedno: „Na pewno?".

Wstępne modele sugerują, że funkcja ta zmniejszyłaby globalny wolumen poczty elektronicznej o 11%, obniżyła niepokój w miejscu pracy o statystycznie istotny margines i nie zakłóciłaby w żaden sposób żadnego projektu aktualnie realizowanego.

Badanie zostanie opublikowane w przyszłym miesiącu w „Piśmie Stosowanej Organizacyjnej Ciszy", o ile recenzenci odpiszą na maila z przypomnieniem.